大量にたまった「名刺」をすっきり整理するときのポイント5選

岡田 周子

岡田 周子

整理収納コンサルタント、整理収納アドバイザー

たまった「名刺」をすっきり整理する

どんどんたまる名刺をどうにかしたい。この思いは共通だと思います。名刺は日頃から整理しておかないと、「いざ」相手に連絡をとりたい時に出てこなかったりと大きな失敗に繋がりかねませんね。自分に合ったツールを見つけるのも重要になりますよ。また名刺の枚数によって整理も違ってきます。

名刺交換から手放すまでを考えて整理するポイントをご紹介します。

 

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■1.名刺交換の際はメモを!交換した人の特徴、日付を記入する

名刺交換する際のポイントは、その日のうちに名刺に受け取った日付や場所、用件などを書き込んでおくことです。また相手の外見上の特徴もメモ書きすると、交換した相手のことを後から思い出しやすくなりますよ。

■2.仕事用と私的な付き合いの名刺を分けましょう

仕事の付き合いと個人的な付き合いの名刺は「キチン」と分けておきましょう。名刺が混ざると、あとで探すときやその方を思い出すときに、混乱するモトになりますよ。

■3.ファイルやバインダーを活用して、会社名順、名前順、時系列で整理する

大量にたまった名刺を整理する

使うツールは一般的には、箱型、ファイル型、バインダー型です。

整理方法は、50音順やアルファベット順で会社名順又は氏名順で整理すると、検索のときにも時短になりますよ。名刺の枚数が多い方にはバインダー型がおススメですね。枚数が増えても並び替えがバラバラになりません。

また時系列での整理のメリットは整理する順番を考える必要がないことです。もらった順番に名刺入れに入れるだけです。簡単だから整理も続きますね。

■4.名刺情報の変更があったらすぐに入れ替え、常に名刺は最新状態に!

名刺相手が昇進、部署異動、組織変更や事務所移転など名刺情報は日々変化します。入れ替えを後回しにしがちな作業ですが、名刺情報は常に最新の状態を維持することが大切になりますね。

■5.年に1、2回大幅に整理し、不要なものは処分しましょう

名刺は、ほっておくと自然と溢れてしまいます。転勤した人や退職した人の名刺をいつまでも持っておくのではなく、年に1~2度見直して処分をしましょう。

整理する月度を決めておくことで、処分もスムーズになりますよ。会社の「年度末」や「期の半ば」と決めるのも良いですね。

 

いかがでしたか?名刺の整理のツールはたくさんあります。自分のスタイルにあったツールと並べ方で効率的な名刺整理をしてみてください。そして「見直し」処分も忘れずにね。

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岡田 周子
この記事を書いた専門家:岡田 周子

『ちょこttoおかたづけ☆』

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