片づける時間がない?じゃあタスク管理で時間を作ればいいじゃない!

芝谷 浩

芝谷 浩

収納スタイルコーディネーター、インテリアコーディネーター、NLD性格アドバイザー

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「片づける時間がない」というのは多くの方が抱える問題です。片づければモノを探し回る無駄な時間が無くなりますし、仕事も家事も作業がスムーズになって時間に余裕が生まれます。でもそれが分かっていても片づける時間がないというジレンマ……。
じゃあまず片づける時間を作りましょうというのが今回のテーマです。いったいどうやって時間を作るのかをここでご紹介しましょう。

 

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■1.スケジュール帳をやめればもう時間に追われない!

片づける時間がないと言う人の多くが、スケジュール管理しかしていないという現状があります。スケジュール管理では時間に追われるだけです。「タスク管理」という手法を使えばもっと効率良く時間を使えるようになるはずです。
スケジュール管理とは、まず予定ありきで、残りの時間をどのように使うか考えるという考え方になりがちです。対して今回オススメする、タスク管理という手法は、まずやるべきことを決め、そのやるべきことを優先する場合には時として予定を変更することも辞さないというものです。
タスク管理をしない場合、部屋を片づけないといけないなぁと思っていても、たとえば週末に飲み会という予定が入ると、その予定を優先してしまいがちです。しかし手帳に“部屋を片づける”というタスクが書き込まれていると、本当にそれが大事なことだと思っていれば飲み会の誘いを断って片づけを優先することが可能なのです。

■2.タスク管理は頭と時間の整理術!

タスク管理の手法は様々ですが、“やるべきこと”や“やりたいこと”を箇条書きにするのが基本です。これらを常に明確にすることで、頭がスッキリ、時間に追われることなく目標に向かって進むことができます。
スケジュール管理主体だと時間が空いてから、さて何をしようかな?と考えがちですが、タスクを毎日書き出しておけば、常に何をすべきかを意識することができます。また、タスクを事前にチェックしておくことで、効率良く時間が使えるように事前に段取りを組めるので、時間に追われなくて済むのです。
たとえば“衣替え”とタスクに書き込むだけで時間が空いたときにすぐに着手できますし、衣替えのついでに押入を片づけようか、防虫剤も買っておこう、週末に買い物に行って新しい服と防虫剤を買おう、などという具合に段取り良く物事を進めることができるわけです。

ちなみにタスクはメモ用紙や付箋紙に書いておくのも一つの方法ですが、タスク記入欄のある手帳を使う、タスク管理機能のある手帳アプリを使うのがオススメです。タスク記入欄のある代表的な手帳としてはフランクリン・プランナー、同じく手帳アプリにはRefillsやジョルテが挙げられます。こういったツールも活用してタスクを書き出して頭と時間を整理するとより効果的です。

■3.タスクを重要度&緊急度別に分けて、より効率的に時間を活用!

ただ単にタスクを箇条書きにするだけでなく、それらに重要性や緊急性の度合いを付ければより効率的に時間を活用することができます。
これにも様々な方法があるのですが、たとえば私の場合、重要かつ緊急なものはA、重要かつ緊急でないものはB、重要ではなく緊急なものはC、重要でも緊急でもないものはDという具合に4分類にしています。
言うまでもなく重要かつ緊急なAのタスクは最優先で処理しますが、緊急でも重要ではないCのタスクはたとえば人に任せてしまう場合もあります。Bのタスクは重要ですが緊急性がないためどうしても引き伸ばしがちですが、実はBのタスクがもっとも自分にとって大切です。Bのタスクは中長期の計画や勉強など、いわゆる“自分磨き”の時間だからです。最後のDのタスクは重要でも緊急でもないので一番後回しでOK。時間がなければタスクを取り消すこともしばしばあります。

片づけは自分磨きというイメージをお持ちでない方が多いと思いますが、重要かつ緊急性がないですし、片づけることで多くの気づきを得られる上に心もリフレッシュできるのでこれもBのタスクに当たる立派な自分磨きなのです。タスクに書かなかったり、自分にとっての重要度を理解せずにいつでもできると思っていたりすると、延々と先延ばしにしてしまうのです。
単純にタスクを書き連ねると、あれもしないといけない、これもしないといけないという具合に逆にパニックになってしまいかねません。それぞれの重要性や緊急性を認識することでパニックに陥ることなく、優先順位の低いタスクを削除する、段取りを組むことで、より時間を効率的に使うことができるのです。

 

正しくタスク管理をすることによって時間が効率良く使える可能性をご理解いただけたでしょうか?
スケジュール管理だけだと予定に自分が合わせることになりますが、タスク管理をすれば自分が決めたタスクを中心にスケジュールを組むことができるのです。これはまさに時間に流されるか、時間を司るかというまったく次元の違う話になるのですね。タスク管理の手法については様々な本が出ておりますので、それらも参考にして是非、片づけをする時間を作って、片づけることでさらに時間を効率的に使っていただければと思います。

(著:芝谷 浩/cataso専門家ライター)

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芝谷 浩
この記事を書いた専門家:芝谷 浩

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