デスクの上「書類の山を減らす」!すぐに実践できるポイント4つ

笹田 奈美子

笹田 奈美子

整理収納コンサルタント、終活カウンセラー、デジタル収納サポーター

main 出典:http://cataso.jp

オフィスのデスク上に溢れる書類の山に、毎日うんざりしていませんか?あるタイミングで山を減らしても、いつの間にかまた元通り。そろそろ雪崩がおきそう!という方も多いのではないでしょうか。仕事が増える程、それに比例して書類も増えてしまいますよね。でも日々のちょっとした工夫で書類の山を作らずに済む方法があるのです。

今日はデスク上の山積み書類を解消する、すぐに実践できる整理方法をお伝えします。

 

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■1.机の下に「破棄箱」〜すぐに捨てられるしくみを作る

書類の山を作らないようにするには、まず不要な書類を机の上に置かない事が大切です。作業の途中で「この書類はもう要らないな」と判断していても、捨てに行くのが面倒でとりあえずデスクの上に置いておこう・・・となれば、あっという間に書類は山となってしまいます。

それを防ぐためのしくみとして、机の下などに「破棄用の空き箱」を1つ用意しましょう。不要と判断した書類はすぐに足元の箱へ入れていきます。例えば、一度印刷した書類を手直ししもう一度印刷し直しとなった場合は、印刷ボタンを押した流れで古い書類は足元の破棄箱へ。即判断して手離せば、机の上に書類が増えていくことはありません。日程が過ぎたり、見なくなった資料などもすぐ足元の破棄箱へ放り込んでいきましょう。破棄箱の中身は、業務の終わりにまとめてシュレッダーをかければOKです。

■2.「はさむ・束ねる」で簡単にグループ分けしておく

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書類が山積みになっていると必要な書類を探すのに時間がかかってしまいますね。これを解消する為に、種類別にグループで分けてまとめておきましょう。といっても、あまり細かく分ける必要はありません。案件毎や業務毎にざっくり分けて、大きなダブルクリップではさみます。分厚い書類ならゴムでまとめておくだけでも大丈夫。その後、まとめた書類の上に必ず付箋で「見出し」を付けておきましょう。見出しは、○○案件や○○領収書などパッと見て内容が分かる簡単な名称で構いませんよ。

細かくラベルをつけて管理すれば当然分かりやすいのですが、日々忙しいあなたにとっては、その細かく整理をする時間をとること自体が難しいかもしれません。それよりも簡単にできるやり方の方が、確実に続けられます!クリップではさんだり、ゴムで綴じる作業は、一見ざっくりすぎるように見えますが、今までと比べて探し物の時間がうんと減る事は間違いありません。

■3.書類は「縦置き」管理を心がける

書類の山は、書類を横にして上に積んでしまうことで出来てしまいます。できるだけ書類は立てて縦置き保管するように心がけましょう。こうすると山積みがなくなり机を広く使えますよ。

具体的な方法として、机の隅にファイルボックスを置いてみましょう。オフィスの袖机の引き出しもA4サイズの書類を立てて入れられるように設計されているものがほとんどですので、すぐ見る必要のある書類はデスクの上のファイルボックスへ、長期間保管するような書類や人目にふれさせたくない書類などは引き出しの中へと分けておくといいですね。

■4.「すぐできる事から先に処理する」クセをつける

ちょっと席をはずしている間にFAXや回覧物、会議の書類が山積みに。パソコンの画面には付箋が張り付けられ・・・となると、がっくりきますよね。でもそんな時こそ優先順位をつけ、簡単にできるものから先に済ませてしまいましょう。交通費の請求や総務への提出書類などは、書いて提出すればそのタスクも書類も自分のデスクからは無くなります。張り付けられた付箋も、内容を把握すればその場で破棄。書類は中身をチェックして、必要な書類ならば分けたグループの所へ挟んで完了です。書類の山が減ると同時に仕事もどんどん終わっていく感がありますよ。人から頼まれた事もできるだけ先に済ませれば、あなたへの信用度もアップ!書類整理もちょっとした雑用も、後回しにしないことが結局はラクに繋がる秘訣なんですね。

 

いかがでしたか?今回は触れませんでしたが、書類を管理する上で便利なグッズやファイリング用品も沢山販売されています。でも、まずは要らないものは捨てる、ジャンルに分けるというシンプルな方法を試してみて下さい。その後に便利なグッズを使えば、より効果が期待できるはずです。書類の山を作らない簡単整理術、さっそく今日から取り入れてみて下さいね。

(著:笹田 奈美子/cataso専門家ライター)

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この記事を書いた専門家:笹田 奈美子

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