机を資料で埋もれさせない!”片付け専門家”が実践「クリアフォルダー活用の整理法」

芝谷 浩

芝谷 浩

収納スタイルコーディネーター、インテリアコーディネーター、NLD性格アドバイザー

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新しく入ってくる仕事に追われていたら、いつのまにか資料に埋もれて机が使えない状態になっていた!という経験はありませんか?今回は、机の上にある山積みの資料をなんとかしたい、とお悩みの方からご相談を頂きましたので、ご紹介します。

【質問】

机の上にいつも資料が積み上がった状態になってしまい、仕事が進まず困っています。作業終了した資料も「また使うかも」と思って処分できないまま。今では、どれがどれだか、わけがわからなくなりました。

資料をうまく保存して、机の上をすっきり片付けるにはどうしたらいいですか?

【回答】

仕事の資料の整理や業務の進め方は、その人の性格や職種で異なってきます。今回は、スモールオフィスで私が行っている「資料の整理方法」をご紹介します。

 

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■紙資料は「クリアフォルダー」に入れて、机の横に積み重ねる

不定期に様々な案件が舞い込む為、紙媒体の資料は、基本は「クリアフォルダー」に入れて、机の横などに積み重ねていく様にしています。そうすると、積み重なった山の上の方は、”継続中の案件”の資料、下の方は”完了した案件の資料”となっていきます。

時間ができたら、山の下にある”完了した案件の資料”を、クリアフォルダーに入れたまま、又はさらに角型2号(A4版)封筒にまとめて、移動します。

クリアフォルダーは透明であれば、中身が見えるので案件名など書かずにそのままで使えます。更に封筒に入れるときは、封筒の表に案件名を記入しておくと良いでしょう。

■書棚や書庫では「右側から順番に並べる」と時系列に保管できる

書棚の右側から順番にクリアフォルダーや封筒を並べていきます。すると自然に時系列で保管できます。

過去の資料を取り出す必要が生じた場合は、どのくらい前に収納したか?をざっくり考えて、ありそうな所を探しています。探し方は、いくつか資料を手に取って「確かコレより前だったはず」というような感覚で探し当てています。

■「捨てるタイミング」は書棚がいっぱいになった時

溜まった書類を処分するタイミングは、書棚がいっぱいになってきた頃を目安にしています。基本的には古いモノから順番に処分していきます。一応中身はチェックするものの、パソコンに情報が残っていることもあるので、最終的には思い切って捨てています。 

 

私の方法はこのような感じですが、参考になれば試してみてください。既に資料があふれている状態であれば、まずは資料を案件ごとにまとめ、クリアフォルダーや封筒に入れていってください。そしてそれらを古いものから順番に本棚に収めてもらえば良いと思います。

(著:芝谷 浩)

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芝谷 浩
この記事を書いた専門家:芝谷 浩

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