「名刺整理」はスマホアプリにお任せ!デジタル収納する3つのメリット

笹田 奈美子

笹田 奈美子

整理収納コンサルタント、終活カウンセラー、デジタル収納サポーター

183出典:http://cataso.jp

お仕事で人に会うことが多い方なら、名刺の管理はいつも悩みの種ではないでしょうか。1枚ずつファイルしておくのがいいのか、デスクの上のトレーに並べるのがいいのか、それ以前に、整理する時間がなくて引き出しや名刺ケースの中に入れっぱなし…という方も多いかもしれませんよね。

そんな膨大な名刺、スマホアプリを使ってデータ化すれば、管理がとっても簡単になるんです!名刺をデジタル化する3つのメリットをまとめてみました。

 

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■1.整理はアプリが自動でやってくれる

 184出典:http://cataso.jp

名刺を自分で整理するとなると、インデックスをつけたり名前順に並べ替えたり、相当手間がかかりますよね。おまけに名刺はどんどん増える上、人事異動などで情報は古くなっていきます。そこで名刺をカメラでスキャンして取り込み、その先の整理はアプリにお任せしてしまいましょう。

例えば、名刺管理アプリとして有名なEightの場合、アプリからカメラを起動して撮影するだけで、オペレーターがデータを正確に手入力してくれます。あとはアプリが自動で並べ替えをしてくれるので、圧倒的な時間短縮に。また名刺情報に変更があると、相手もEightユーザーの場合、すぐに変更された情報に更新され、つながっているユーザー通知する機能もあります。

これなら、直接合わずとも常に新しい情報をキャッチできるようになりますね。

■2.膨大なデータの持ち出しが可能に!

紙の情報のままだと、持ち運びが大変!しかしデータにすれば、膨大なデータがコンパクトにスマホ1台に収まるんです。

スマホ内に収まるといっても、データはクラウド上に保存されるので、パソコンやタブレットなど違う媒体でもパスワードを入れるだけでいつでも同じ内容を見ることができますよ。これなら仕事する場所も選びません。

■3.活用機会がうんと増える

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データにするメリットといえば、なんといっても「検索」出来ること!

人の記憶は曖昧なものですが、例えば電話をかけたい相手の名前がすぐに思い出せないような場合も、会社名や部署などキーワードで検索できるので、すぐに必要な情報を引き出せるようになります。名刺にはメモを付けることも出来たり、直接メッセージを送れるようなものもあるので、名刺情報プラスアルファの使い方も出来そうです。

 

名刺管理アプリの代表的なものとしては、Eight、CamCardなどが有名。また書類整理のEvernoteを使うという手も。膨大なデータがつまった名刺、そのままデスクに放っておいてはもったいないですよね!どれも手軽に無料から使えるアプリなので、まずは試しに使ってみるのもいいのではないでしょうか。

(著:笹田 奈美子)

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笹田 奈美子
この記事を書いた専門家:笹田 奈美子

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