情報も整理整頓!町工場が実践するスケジュール管理術

竹内 香予子

竹内 香予子

cataso編集長 整理収納アドバイザー

「参観日をすっぽかした」「給食日を忘れてお弁当を持たせた」。スケジュール管理で手痛い失敗をしたことありませんか?仕事、家庭問わず、よくある話しですよね。特に仕事でのミスはコストアップにつながるので、ビジネスの現場では色々な対策方法が導入されています。今回は毎年250社以上もの企業が研修に訪れる3S活動で有名な「株式会社山田製作所」(大阪府大東市)が実践しているミスを防ぎ業務効率を上げるホワイトボードを使ったスケジュール管理術を紹介します。

 

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■3S(整理、整頓、清掃)活動で、独自のスケジュール管理術が誕生

3S活動ってご存じですか?「整理、整頓、清掃」を徹底することで、社内の意思統一や作業効率アップを目指す取り組みで、主に製造現場で取り入れられています。今回取材した山田製作所では3S活動を徹底する過程で、独自のスケジュール管理術を編み出しました。

■情報もモノも管理の基本は「見える化」がポイント

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同社は、スケジュールの「情報」も現場にある「モノ」も、管理の基本は同じであるということに、3S活動を通じて気づきました。どんなスケジュールがあるのか、それぞれのタスクをホワイトボードに書き出して棚卸します。そのうえで、取り組む優先順位や締め切りを決めていくことから、スケジュール管理はスタートします。

■スケジュールは「アナログ管理」がお勧め

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最近では便利なスケジュール管理アプリが出回っています。エクセルを使う方法もあります。しかし、同社では、あえてホワイトボードを使った「アナログ管理」を取り入れています。理由は、デジタルツールの画面に比べホワイトボードの面積は大きく、数か月先のスケジュールまで簡単に見渡せるからです。同時に、ホワイトボードの前に集まれば、スタッフが一緒にスケジュールの確認を行えます。デバイスを立ち上げる動作も不要で、無理なくスケジュール管理が続けられると言います。

■縦軸が移動!リアル「エクセル」で更新作業も簡単に

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ホワイトボードへの予定の書き込み方は、エクセルを使った工程管理と同じです。縦軸にタスクや担当者を書き込み、横軸に日付を刻み、一行ごとにいつまでに何をするのか記入します。ペンで書き込むだけでなく、繰り返し登場する項目は、マグネットにしてもOKです。

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一般的なホワイトボードは、予定が過ぎると左側の情報が古くなるので全体を書き直す必要があり、情報更新に不向きと言われていました。その欠点を補うために、エクセルのように、列を移動できるオリジナルのホワイトボード「ワイデクル管理ボード」を自作。日にちが過ぎるとバーになっている列を抜き取り、全体を左側にスライドさせます。そうすることで最新のスケジュールを把握できる環境を作っています。

■チームで毎日進捗確認と振り返りをしてPDCAを回す

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 ホワイトボードに書きだしたタスクは、仲間と共有することが大切です。仕事では同僚、家庭では家族ですね。同社では、毎日ホワイトボードを囲んで朝礼を行います。ホワイトボードを見ながらその日の仕事を互いに確認します。そのことにより、自分の仕事の進捗だけでなくチームの仕事も把握する事ができ、仕事の連携や協力がスムーズに進み、スケジュールの見落としがなくなります。

ホワイトボードを使ったタスク管理は非常に効果があります。手持ち時間を減らすことができ、時間を効率よく活用することができています。また確認ミスによる誤発注や納期間違いが減り、同社の山田雅之専務は「『ワイデクル管理ボード』を上手に活用すると、年間約100万円の節約に成功しました」と話します。

情報もモノも、何があるのか把握できていないと、内容の確認に時間がかかったり、適切な行動が出来なかったりします。是非皆さんも、同社が実践しているスケジュール管理を参考に無理無駄を省いた効率の良い暮らしを手に入れてくださいね。

【取材協力】

株式会社山田製作所

大阪府大東市新田中町2ー41

※記事中でご紹介したホワイトボード「ワイデクル管理ボード」は、

株式会社山田製作所が開発したオリジナル商品です。

4.1cm×9.5cmの卓上サイズ(25,000円)や

270cm×90cm(330,000円)など、13種類のほか、

オリジナルオーダーの注文も可。詳しくは、下記URLをご覧ください。

http://y-decl.com/

 

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